Resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.lgs. 196/2003 ("Codice Privacy").
UmDigistore di Ulderico Marciano (impresa individuale) — titolare Ulderico Marciano — con sede in Via Firenze 14, 84091 Battipaglia (SA). P.IVA 05975950659 · C.F. MRCLRC87H14A717T · REA SA-487950 (CCIAA di Salerno). Di seguito "Zaenit".
Email di contatto per la privacy: umdigistore@pec.it.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): non nominato (non obbligatorio per questa realtà).
La piattaforma tratta due insiemi di dati con ruoli diversi:
Categorie di interessati: titolari/dipendenti dei clienti, e i contatti/clienti che il cliente inserisce nel CRM. Non è richiesto e non va inserito alcun dato appartenente a categorie particolari (art. 9) salvo specifico accordo.
| Finalità | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|
| Creazione account ed erogazione del servizio | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Obbligatorio |
| Fatturazione e adempimenti fiscali/contabili | Obbligo legale (art. 6.1.c) | Obbligatorio |
| Sicurezza, prevenzione abusi e frodi, miglioramento del servizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | — |
| Comunicazioni di servizio (es. avvisi di scadenza prova) | Esecuzione del contratto / legittimo interesse | — |
| Comunicazioni di marketing su prodotti e novità | Consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento | Facoltativo |
I dati possono essere trattati da fornitori che agiscono come responsabili/sub-responsabili, nominati ex art. 28:
| Fornitore | Attività | Ubicazione / garanzie |
|---|---|---|
| Aruba | Hosting e database | UE |
| Stripe | Pagamenti e abbonamenti | Extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) |
| Aruba (SMTP) | Invio email transazionali | UE |
| Mistral AI (se l'Assistente AI è attivato) | Assistente AI | UE (Francia) |
| Zernio / getlate.dev (se WhatsApp è attivato) | Messaggistica WhatsApp Business (invio/ricezione) | Extra-UE con Clausole Contrattuali Standard (SCC) |
Assistente AI. Zaenit può fornire l'assistente AI tramite una chiave centrale di piattaforma (provider Mistral AI, Francia/UE): l'assistente può quindi essere disponibile senza configurazione da parte dell'azienda. In alternativa l'azienda può inserire una propria chiave o usare un modello self-hosted (es. Ollama), così che nessun dato lasci la propria infrastruttura. Quando l'assistente viene usato, vengono inviati al provider AI i testi della conversazione e i soli dati CRM strettamente necessari a evadere la richiesta (es. i risultati di una ricerca chiesta dall'utente); il provider non ha accesso diretto al database. L'uso è soggetto a limiti per piano e l'azienda può disattivarlo. Tutte le operazioni di scrittura compiute dall'AI sono registrate nel registro attività (audit log).
Trasparenza AI (art. 50 Regolamento UE 2024/1689 — "AI Act"). Quando un utente interagisce con un assistente virtuale di Zaenit — ad esempio l'agente automatico su WhatsApp o la chat del sito — viene informato in modo chiaro che sta dialogando con un sistema di intelligenza artificiale e non con una persona.
Calendario esterno — link iCal (facoltativo). L'azienda può collegare il proprio calendario Google/Outlook incollando il relativo link iCal privato: in tal caso la piattaforma legge periodicamente (circa ogni 15 minuti) i soli orari di occupato/libero per evitare doppie prenotazioni; gli intervalli letti sono conservati in una cache temporanea e non vengono archiviati in modo permanente. Il collegamento è in sola lettura, disattivabile in ogni momento rimuovendo il link, ed è responsabilità dell'azienda custodire la segretezza del proprio link iCal.
Previsioni sulle trattative (facoltativo). La funzione "Chiusura prevista" calcola una stima statistica di probabilità sulle trattative commerciali dell'azienda, basata esclusivamente sugli esiti storici della stessa azienda. È un supporto informativo per l'utente: non produce decisioni automatizzate con effetti giuridici sugli interessati (art. 22).
I dati non sono diffusi né venduti a terzi.
Alcuni fornitori (es. Stripe, eventuali provider AI) possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza o di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione UE, con misure supplementari ove necessario.
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Account e dati CRM (cliente attivo) | Per tutta la durata del rapporto |
| Prova scaduta senza abbonamento | Accesso in sola lettura ed esportazione per una finestra di grazia di circa 60 giorni, poi cancellazione automatica |
| Su richiesta di cancellazione | Cancellazione tempestiva (con cancellazione differita dei backup secondo policy) |
| Documenti fiscali / fatturazione | Per il periodo previsto dalla legge (di norma 10 anni) |
| Log tecnici e di sicurezza | Per il tempo necessario alle finalità di sicurezza |
| Log di invio email (tracciamento consegna/apertura) | Fino a 12 mesi, poi cancellazione automatica |
| Messaggi WhatsApp archiviati nel CRM | Fino a 24 mesi, poi cancellazione automatica |
Hai diritto, nei limiti di legge, di: accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione (art. 21) e di revocare il consenso in qualsiasi momento.
Gli strumenti di esportazione (formati CSV/JSON) e cancellazione dei dati sono sempre disponibili e gratuiti dalla pagina "I miei dati" del pannello, anche a prova scaduta e senza alcun condizionamento al pagamento. Per le altre richieste scrivi a umdigistore@pec.it; risponderemo entro un mese.
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Non adottiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o analoghi sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. La piattaforma può attribuire ai contatti un punteggio di interesse (lead scoring) sulla base di regole impostate dal cliente: è una forma di profilazione a solo supporto organizzativo del cliente (titolare del trattamento), priva di effetti giuridici automatici. Il servizio non è rivolto a minori di 18 anni e non ne raccogliamo consapevolmente i dati.
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32): cifratura delle credenziali e delle chiavi a riposo, controllo degli accessi per ruolo, isolamento dei dati tra clienti (multi-tenant), trasmissione cifrata (HTTPS).
Eventuali aggiornamenti saranno pubblicati in questa pagina con la relativa data; nei casi rilevanti ne daremo informativa.